Aries 的感性與理性

真的是這樣嗎？我又要如何建立制度？

        首先，我們來看一下，什麼叫做沒有制度的公司？什麼又叫做有制度的公司？如同問題描述中所說的，如果凡事都要由老闆個人或是高階主管說了才算數，而且每次類似的情況，指示也不一定相同。這種隨老闆當時心情所做的決定，讓員工感覺沒有什麼規則或摸不著邏輯，這就是沒有制度。有些公司雖然有ISO的認證，公司該有的文件一樣也不缺。但是官大學問大，老闆常常不遵照SOP行事，隨老闆心情而定，這也是沒有制度的公司。因為員工無法做判斷什麼才是老闆的喜好，所以就把事情放著，免得做白工。反之，如果日常的作業都有個標準流程，員工知道要做什麼、怎麼做。即使因分層負責，要上級主管核決，也是從員工的提案中選擇或修改，大家不用揣摩上意，相對來講這就是有制度的公司。

如何建立制度：

        了解差異後，我們再討論如何建立制度。我們可以從1.畫流程圖開始，然後2.找出流程中需要做判斷的步驟及事項，3.訂定判斷標準，4.決定各步驟由誰來執行，5.建立監督機制，6.改善流程及效率，一步一步建立制度。

        例如：公司要買原、物料。基本流程可以是：提出採購需求→到市場找到合適貨源→談好採購條件→採購→貨到驗收付款。

        不論是否被認為有制度或制度不全的公司，基本流程大致一樣。但是，什麼時候該提採購需求？需求量要多少？跟誰買？供應商有哪些條件？價格如何決定？交期如何決定？付款條件？商品驗收有沒有標準？誰驗收？驗收時發現問題如何處理？如果這些問題都要問老闆才有答案，或是每次要買原料時才問老闆，這就是缺乏制度的結果。初期公司小，老闆還可以隨機應變，但公司規模大了以後，各式各樣的決策要處理，分身乏術之下，決策品質會出問題。況且老闆要做更大更深遠的決策，不應該被綁在許多的行政程序上。

        如以上例子，找出流程中需求做判斷的步驟及事項後，公司要進行第3.訂定判斷的標準及4.決定各步驟由誰來執行。將以上各問題訂定判斷的準則、適用的時機及負責執行的單位或個人，然後要求公司同仁依照此流程及規定執行。當公司的重要活動都依照上述的做法建立流程及標準，並且大家都遵守執行，我們可以說這公司已經是有制度的公司了。

        在建立制度的過程中，碰到最大的障礙往往是老闆本身。如上述的例子，老闆可能因為：怕採購人員向供應商收回扣、覺得東西買貴了、跑流程太慢了、員工能力不足，又走回一切自己來的階段。所以，5.適當的監督機制是必要的，有些公司會把監督機制建立在流程中，讓流程能以「自我運行」的方式運作。另外，流程通常會牽涉到不同部門，或是不同的負責人。部門間的協調非常重要，剛開始因為機制可能還不成熟，或是有些模糊地帶。如果部門間無法自行協調，可能會互推或是讓事情放著，不知如何處理。所以公司要有6.改善的機制，在適當的時機檢討流程運作是否問題？效率是否受影響？找出問題的癥結。另外，很重要的一點，如果有些流程會有交互影響，就要一起考慮，不要只頭痛醫頭、腳痛醫腳，徹底解決。如果員工能力不足，安排教育訓練、或召募新血。減少三不管地帶，排解衝突。不要因為過程中有些不順，而放棄建立制度。